建設部關于印發《城鎮廉租住房檔案管理辦法》的通知
建設部關于印發《城鎮廉租住房檔案管理辦法》的通知
建住房[2006]205號
各省、自治區建設廳，直轄市建委（房地局），新疆生產建設兵團建設局：
為加強城鎮廉租住房制度建設，規范城鎮廉租住房檔案管理，我部制定了《城鎮廉租住房檔案管理辦法》。現印發給你們，請遵照執行。
中華人民共和國建設部
二○○六年八月十九日
城鎮廉租住房檔案管理辦法
第一條 為了加強和規范城鎮廉租住房檔案管理，確保其完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《城鎮最低收入家庭廉租住房管理辦法》、《城鎮最低收入家庭廉租住房申請、審核及退出管理辦法》，結合城鎮廉租住房管理的實際情況，制定本辦法。
第二條 廉租住房檔案是廉租住房管理機構在實施住房保障過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括紙質、電子兩種檔案。
第三條 廉租住房檔案真實記錄廉租住房政策落實情況，反映廉租住房保障家庭狀況，是城鎮廉租住房管理工作的基礎。
第四條 廉租住房檔案管理按照相關規定執行，紙質檔案中的文書檔案、會計檔案等分別按有關規定管理，電子文件的整理歸檔執行《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）要求。
第五條 各省、自治區建設廳，直轄市建委（房地局）負責對本地區內的廉租住房檔案工作進行指導、監督和檢查。各市、縣（區）房地產管理部門具體負責本地區內廉租住房檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。
第六條 配備適應工作需要的專（兼）職廉租住房檔案管理工作人員，其職責是：
（一）執行城鎮廉租住房管理的政策法規及業務技術規范。
（二）對實施廉租住房保障過程中形成的文件材料進行收集、整理、歸檔、統計、利用、銷毀等，確保檔案的完整、安全。
（三）維護檔案信息，提供檔案利用。
第七條 廉租住房檔案管理工作與城鎮廉租住房管理工作實行同時布置、檢查、驗收。
第八條 廉租住房檔案應一戶一檔，包括申請、審核、實施保障及年度復核等有關材料。
（一）申請材料。包括廉租住房申請書，申請人身份證、戶口簿、家庭收入證明、家庭住房情況證明及其他相關證明。
（二）審核材料。包括廉租住房審核表，工作人員入戶核查記錄，公示內容及反饋記錄，群眾舉報、來訪記錄等。
（三）實施保障材料。包括廉租住房保障家庭登記通知單，實物配租入住通知書，租金補貼發放通知書，租金補貼變更、停發通知書，房屋租賃合同，廉租住房租金補貼合同或實物配租合同，廉租住房保障家庭終止保障通知書等。
（四）復核材料。根據年度復核結果對檔案及時進行調整變更，包括家庭收入、住房狀況變更記錄和年度復核記錄等。
第九條 建立廉租住房管理檔案。管理檔案包括申請家庭名單清冊（臺帳），租賃住房補貼資金發放名單清冊(臺賬)，銀行對帳單，廉租住房保障家庭統計月(季)報表，實物配租家庭租金收繳情況及廉租住房管理工作文件、表、圖、冊等相關資料。
第十條 用于實物配租的廉租住房建設項目，應保留項目前期各項審批手續及相關圖紙資料，賬目及資金使用情況，項目招投標合同、協議，項目竣工及后期管理等相關材料。通過收購方式籌集的廉租住房，應保留收購協議等相關材料。
第十一條 要運用計算機等現代化手段對廉租住房數據進行統計、分析，并建立相應的電子檔案。根據申請、審核、登記、年度復核、終止退出等有關情況，及時更新廉租住房管理系統的有關數據。
第十二條 保障對象檔案應以戶為單位進行整理，按實施廉租住房保障過程中材料形成的先后或重要程度順序排列歸檔。
第十三條 廉租住房檔案由各地廉租住房管理機構負責保管，在廉租住房保障家庭停止享受住房保障一定時限后，及時移交本單位綜合檔案室統一管理，電子檔案同時移交。
第十四條 健全廉租住房檔案檢索體系，做好檔案的收進、保管、利用、移出等情況的詳細記錄。
第十五條 對保管期滿的廉租住房檔案，應由廉租住房管理工作人員、檔案管理工作人員按規定程序予以銷毀。
第十六條 檔案保管部門要根據廉租住房檔案的數量配備相應的庫房和檔案柜等設施，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
為電子檔案的保管配備專用的數據存儲設備，定期備份。通過網絡管理的，還須做好網絡安全防護，確保數據的完整、安全。
第十七條 對違反本辦法規定，造成廉租住房檔案丟失、損毀等不良后果的，按照《檔案法》及有關規定處理。
第十八條 各地可根據當地實際情況制定具體實施辦法。
第十九條 本辦法自二○○六年十月一日起施行。
