公證人員在進行繼承權公證核實取證時,還應當注意以下問題:
(一)外出核實取證時,應當隨身攜帶并出示工作證和公證處單位介紹信。
(二)外出調查獲取證人證言時,應當有兩名公證人員共同進行,特殊情況只能由一名公證人員進行調查的,應有一名見證人在場,見證人應在筆錄上簽名。
(三)公證人員在有關單位摘抄人事檔案時,應將摘抄記錄交該單位管理人事檔案的人員核對,將其批注“摘抄記錄與某某人檔案一致”字樣并加蓋公章。另外,應當注意,一般的中小學教職工人事檔案存放在當地教育行政部門,而退休職工和下崗、破產企業職工人事檔案有的已轉交存放在當地勞動和社會保障行政部門。
(四)詢問證人應當分別進行,并復印其身份證件或在筆錄中詳細記錄身份證件的內容,留下其電話號碼以備進一步核查,同時告知其須如實陳述事實。
(五)單位出具的證明務必核實,或與其它證據材料印證無誤后才能使用。因為有的單位并無人事檔案,僅憑當事人意見出具證明,有的單位雖有人事檔案,但經辦人沒有認真核對檔案就出具證明,有的居委會、村委會對新來的居民根本不了解,其證明的可信度不高,還有個別當事人私自篡改單位出具的證明。所以,公證人員應認真履行審查核實的職責,以免引起錯證。媒體披露了大慶市薩爾圖區公證處辦理的一起繼承權公證錯案,起因固然是當事人在單位出具的證明后私自加上其公公、婆婆已去世的字樣,篡改了單位證明,但公證處沒有認真履行審查核實的職責,也是引起錯證的原因之一。對此,我們要引以為鑒。
(六)電話核實情況,也應制作筆錄以備查。應記錄核實開始和結束的準確時間,受話人的電話號碼、姓名、單位、職務等,先讓其自己陳述,再重點詢問,不能做提示性的詢問。